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Politiques et confidentialité

Politique de confidentialité

  1. Information générale

a) Introduction

La protection de la vie privée est importante pour l’Hôtel Cofortel. (ci-après « Entité », « Nous », « Notre »). Pour cette raison, Nous avons mis en place des mesures de protection et des pratiques de saine gestion de vos renseignements personnels conformément aux lois applicables.

La présente politique de confidentialité (la « Politique »), qui doit être lue conjointement avec nos Termes et Conditions, décrit nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de communication et de conservation des renseignements personnels de nos clients, visiteurs et utilisateurs.

En utilisant Notre site web https://www.cofortel.com/ (le « Site web ») ou l’un de nos services, vous acceptez que Nous puissions recueillir, utiliser, traiter, divulguer et conserver vos Renseignements personnels conformément aux conditions décrites aux présentes. Si vous n’acceptez pas de respecter et d’être lié par la présente Politique, vous n’êtes pas autorisé à visiter, accéder ou utiliser Notre Site web ou nos Services, ni à partager vos Renseignements personnels avec Nous.

Cette Politique ne s’applique pas aux renseignements personnels des employés, des représentants et des consultants de l’Entité, ou à toute autre personne affiliée à l’Entité, ainsi qu’à toute information qui ne constitue pas un renseignement personnel tel que défini par la loi applicable.

b) Responsable de la protection des renseignements personnels

Les questions, commentaires et plaintes portant sur la Politique et les pratiques de l’Entité en matière de respect de la vie privée peuvent être adressées à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Téléphone :   800-363-7440

Courriel :         rprp@cofortel.com

Adresse :       6500, boul. Wilfrid-Hamel, Québec (Québec) G2E 2J1

2. Définitions

Les mots et expressions qui suivent, lorsqu’ils apparaissent avec une première lettre en majuscule dans la Politique, ont le sens qui leur est attribué ci-après, à moins d’une dérogation implicite ou explicite dans le texte :

« Fournisseur de services » : toute personne physique ou morale qui traite les renseignements personnels pour le compte de l’Entité. Il s’agit de sociétés tierces ou de personnes employées par l’Entité pour faciliter les Services, fournir les Services pour le compte de l’Entité, d’effectuer des services liés aux Services ou d’aider Entité à analyser l’utilisation des Services.

« Renseignements personnels » : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, c’est-à-dire qui révèle de manière directe ou indirecte quelque chose sur l’identité, les caractéristiques (ex. : les habiletés, préférences, tendances psychologiques, prédispositions, capacités mentales, caractère et le comportement de la personne concernée) ou les activités de cette personne, et ce quelle que soit la nature du support et quelle que soit la forme sous laquelle ce renseignement est accessible (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).

« Responsable de la protection des renseignements personnels » : la personne qui est en charge de l’application de la présente Politique et dont les coordonnées sont identifiées à la section 1 de la présente Politique.

« Services » : Services fait référence aux services offerts par l’Entité.

3. Traitement des renseignements personnels

3.1 Collecte des renseignements personnels

Dans le cadre de nos activités, Nous pouvons traiter différents types de Renseignements personnels incluant les renseignements énumérés ci-dessous :

  • des coordonnées, tels votre nom et prénom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et votre CV;
  • des renseignements que vous choisissez de fournir ou de Nous transmettre, par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire, répondez à des sondages ou communiquez avec l’un de nos employés ou représentants;
  • des renseignements recueillis automatiquement lors de l’utilisation du Site web et de nos Services, incluant :
    • des renseignements de connexions et autres informations sur vos activités sur le Site web, comme votre adresse IP, les pages que vous avez consultées, l’heure et la date de vos visites, le type de navigateur que vous utilisez, le système d’exploitation de votre appareil et autres informations matérielles et logicielles, etc.;
    • des données de géolocalisation, comme votre adresse IP, une localisation précise ou approximative déterminée à partir de votre adresse IP ou du GPS de votre appareil mobile (selon les réglages de votre appareil).

Dans chaque cas, ces renseignements personnels sont traités conformément aux fins légitimes et nécessaires énumérées à l’article 3.2 ci-dessous.

3.2 Utilisation des Renseignements personnels

Nous pouvons utiliser vos Renseignements personnels aux fins légitimes décrites ci-dessous :

  • exploiter, maintenir, superviser, développer, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités de Notre Site web;
  • vous présenter et vous fournir nos Services et nos produits;
  • vous permettre de postuler à un emploi;
  • développer de nouveaux produits et améliorer nos Services;
  • répondre à votre demande d’emploi, si vous avez postulé à une offre sur Notre Site web;
  • vous envoyer des messages, des mises à jour, des alertes de sécurité;
  • à des fins de marketing et de développement des affaires, si vous avez préalablement consenti au traitement de vos renseignements personnels à ces fins;
  • répondre à vos questions et vous fournir une assistance au besoin;
  • recueillir les avis et commentaires relativement à nos produits ou nos Services;
  • effectuer des recherches et des analyses en lien avec Notre entreprise, nos produits et nos Services;
  • détecter et prévenir les fraudes, erreurs, spams, abus, incidents de sécurité et autres activités préjudiciables;
  • vous transmettre des communications conformément à la loi;
  • pour toute autre fin permise ou requise par la loi.

3.3 Communication des renseignements personnels

Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels à nos employés, entrepreneurs, consultants, mandataires, fournisseurs de services et autres tierces parties de confiance (collectivement, les « Fournisseurs de services »), qui ont besoin de ces renseignements pour Nous aider à exploiter Notre Site web, à réaliser nos activités commerciales ou à vous servir, à condition que ces Fournisseurs de services se soient préalablement engagés par écrit à assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables et à Notre Programme de gouvernance de l’information.

Nous ne vendons pas, n’échangeons pas, ni ne communiquons autrement vos renseignements personnels à des tierces parties.

3.3.1 Fournisseurs de services et autres tierces parties

Nous pouvons faire appel à des Fournisseurs de services pour exécuter divers services pour Notre compte, tels que la gestion et la sécurité informatique, le marketing, ainsi que l’analyse, l’hébergement et le stockage de renseignements personnels.

Lorsque Nous communiquons vos renseignements personnels à des Fournisseurs de services, Nous concluons des contrats écrits avec eux avant que vos renseignements personnels ne leur soient communiqués et Nous leur fournissons que les Renseignements personnels nécessaires à l’exécution de leur mandat. Dans le cadre de ces contrats conclus avec nos Fournisseurs de services, Nous nous engageons à ce que les principes énoncés dans la présente Politique soient respectés, et ces Fournisseurs de services sont tenus d’utiliser les Renseignements personnels selon nos directives et uniquement pour les fins pour lesquelles ils ont été fournis. De plus, ces Fournisseurs de services (i) s’engagent à respecter la clause de confidentialité en lien avec la protection des Renseignements personnels que Nous leur transmettons et (ii) Nous offrent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de protection adéquates qui sont proportionnelles à la sensibilité des renseignements personnels traités ou communiqués. Lorsque nos Fournisseurs de services n’ont plus besoin de vos Renseignements personnels, Nous leur demandons de détruire ces renseignements personnels de manière appropriée.

3.3.2 Conformité à la législation, réponse aux demandes légales, prévention des préjudices et protection de nos droits

Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels lorsque Nous estimons qu’une telle divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée, notamment :

  • pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris des autorités publiques et gouvernementales en dehors de votre pays de résidence ;
  • pour protéger nos activités ;
  • pour Nous conformer à des procédures judiciaires ;
  • pour protéger nos droits, Notre vie privée, Notre sécurité, nos biens, les vôtres ou ceux de tiers ;
  • pour Nous permettre de mettre en œuvre les recours disponibles ou de limiter les dommages que Nous pourrions subir ; et
  • conformément aux lois en vigueur qui sont applicables, y compris des lois en dehors de votre pays de résidence.

3.4 Consentement des Renseignements personnels

Dans la mesure du possible, l’Entité obtient directement auprès de la personne concernée son consentement à ce que Nous recueillions, utilisions et communiquions ses Renseignements personnels. Toutefois, si vous Nous fournissez des Renseignements personnels au sujet d’autres personnes, vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous Nous fournissez leurs renseignements en plus d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication.

Nous solliciterons votre consentement explicite avant d’utiliser ou de communiquer vos Renseignements personnels à d’autres fins que celles énoncées aux présentes.

3.5 Conservation des Renseignements personnels

Sous réserves des lois applicables, Nous conservons vos Renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin. À titre indicatif, la durée de certains renseignements peut s’étendre jusqu’à 7 ans suivant la fin des Services rendu par l’Entité à votre égard. De plus, nos périodes de conservation peuvent être modifiées en temps opportun en raison d’intérêts légitimes (par exemple, pour garantir la sécurité des Renseignements personnels, pour prévenir les abus et violations ou pour poursuivre des criminels).

Pour obtenir plus d’information sur les périodes pendant lesquelles vos Renseignements personnels sont conservés, veuillez contacter Notre Responsable à la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1b) de la présente Politique.

4. Vos droits

À titre de personne concernée, vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en communicant par écrit avec Notre Responsable à la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à l’article 1b) de la Politique :

  • Vous avez le droit d’être informé des Renseignements personnels que Nous détenons à votre sujet et de demander une copie, compris papier des documents contenants vos Renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable;
  • Vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les Renseignements personnels que Nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, équivoques, périmés ou inexacts;
  • Vous avez le droit de retirer ou modifier votre consentement à ce que l’Entité recueille, utilise, communique ou conserve vos Renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables;
  • Vous avez le droit de Nous demander de cesser de diffuser vos Renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire;
  • Vous avez le droit de demander que vos Renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
  • Vous avez le droit de porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.

Afin de donner suite à votre demande, il peut vous être demandé de fournir un document d’identification approprié ou de vous identifier autrement.

5. Témoins de connexion et autres technologies de suivi

Nous utilisons des témoins de connexion et autres technologies similaires (collectivement, les Fichiers Témoins « Cookies ») pour Nous aider à opérer, protéger et optimiser le Site web et les services que Nous offrons. Les Fichiers Témoins « Cookies » sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur votre appareil ou sur votre navigateur. Ils permettent de recueillir certaines informations lors de votre visite du Site web, dont votre langue de préférence, le type et la version de votre navigateur, le type d’appareil que vous utilisez et l’identifiant unique de votre appareil. Si certains des Fichiers Témoins « Cookies » que Nous utilisons sont supprimés après la fin de la session de votre navigateur, d’autres Fichiers Témoins « Cookies » sont conservés sur votre appareil ou sur votre navigateur afin de Nous permettent de reconnaître votre navigateur lors de votre prochaine visite du Site web. Les renseignements personnels recueillis par l’intermédiaires de ces Fichiers Témoins « Cookies » n’ont pas pour objet de vous identifier. Ils permettent notamment de garantir le fonctionnement du Site web, d’améliorer l’expérience de navigation des utilisateurs et fournissent certaines données qui Nous permettent de mieux comprendre le trafic et les interactions qui ont lieu sur Notre Site web ainsi que de détecter certains types de fraudes. Les Fichiers Témoins « Cookies » ne causent aucun dommage à votre appareil et ne peuvent être utilisés pour extraire vos renseignements personnels.

Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à être informé de la mise en place de Fichiers Témoins « Cookies » lors de votre visite du Site web, pour que vous puissiez décider, dans chaque cas, d’acceptation ou de refuser l’utilisation de certains ou de tous les Fichiers Témoins « Cookies ». Veuillez noter que la désactivation des Fichiers Témoins « Cookies » sur votre navigateur pourrait nuire à votre expérience de navigation sur le Site web et vous empêcher d’utiliser certaines de ses fonctionnalités.

Pour en savoir plus sur la manière dont Nous utilisons les Fichiers Témoins « Cookies », vous pouvez consulter Notre « Politique relative aux cookies ».

6. Mesures de sécurité

L’Entité a mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels contre la perte, le vol ou tout accès, divulgation, reproduction, communication, utilisation, modification non-autorisé. Ces mesures comprennent notamment le cryptage, le contrôle d’accès, la séparation des tâches, l’audit interne, etc.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, Nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos Renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos Renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez contacter Notre Responsable à la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1b) ci-dessus.

7. Modification de la présente Politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de modification, Nous publierons la version révisée de la Politique de confidentialité et actualiserons la date de mise à jour figurant dans le pied de page de celle-ci. Nous vous en informerons également par courriel au minimum trente (30) jours avant la date d’entrée en vigueur de la nouvelle version de Notre Politique. Si vous n’approuvez pas les nouvelles conditions de la Politique de confidentialité, Nous vous invitons à ne plus utiliser Notre Site web et nos Services. Si vous ne vous continuer d’utiliser Notre Site web ou nos Services après l’entrée en vigueur de la nouvelle version de Notre Politique, votre utilisation de Notre Site web et nos Services sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique.

8. Liens vers des sites web de tiers

Il peut arriver à l’occasion que Nous incluions sur Notre Site web des références ou des liens vers des sites web, produits ou services fournis par des tiers (les « Services de tiers »). Ces Services de tiers, qui ne sont pas exploités ni contrôlés par l’Entité, sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la nôtre. Les liens vous permettant d’y accéder ne sont fournis qu’à titre de commodité pour vous et vous les accédez et les utilisez entièrement à vos risques et périls et sous réserve des conditions générales de ces tiers. Nous vous conseillons fortement de lire la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez. Nous n’assumons donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s’applique uniquement au Site web et aux services que Nous offrons. La Politique ne s’étend pas aux Services de tiers. 

9. Individus âgés de moins de 14 ans

Nous ne recueillons et n’utilisons pas sciemment des Renseignements personnels de personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, vous ne devez pas Nous fournir vos Renseignements personnels sans le consentement de vos parents ou de votre tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous apprenez que votre enfant Nous a fourni des Renseignements personnels sans consentement, veuillez Nous contacter en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1b) ci-dessus pour demander que Nous supprimions les renseignements personnels de cet enfant de nos systèmes.

10. Lois applicables

Les lois du Canada et du Québec, à l’exclusion de ses règles de conflit de droit, régiront le présent accord et votre utilisation du Site Web. Votre utilisation du Site Web peut également être assujettie à d’autres lois locales, provinciales, nationales ou internationales.

Politique « meilleur tarif garanti »

Vous obtiendrez toujours le meilleur tarif disponible en effectuant votre réservation directement sur notre site internet ou par téléphone. 

Si vous trouvez un tarif inférieur pour la même chambre sur le site d’une agence de voyages en ligne dans les 24 heures après avoir effectué votre réservation, nous nous engageons à l’égaler.

Réserver directement avec nous, c’est avoir la tranquillité d’esprit quant au meilleur prix!

Conditions – Chèques-cadeaux

Les chèques-cadeaux imprimés doivent être présentés à l’Hôtel à l’arrivée. Ils ne peuvent être appliqués que sur des réservations effectuées directement avec nous, que ce soit par le biais de notre site internet officiel, par téléphone ou en personne. L’Hôtel Cofortel n’est pas responsable des chèques-cadeaux perdus ou volés.

Politiques d’annulation et dépôt

Vous pouvez annuler votre réservation sans frais jusqu’à 16h la veille de votre arrivée. Un dépôt de 100$ sera prélevé sur la carte de crédit fournie lors de la réservation 24h à l’avance.

En cas d’annulation au-delà de ce délai, ou de non-présentation, les frais de la première nuitée, plus les taxes applicables, seront chargés sur la carte de crédit fournie lors de la réservation.

Politiques générales

Un numéro de carte de crédit valide est nécessaire pour garantir votre réservation à l’Hôtel Cofortel. Toutes les réservations dont le numéro de carte de crédit est invalide seront annulées à 16h. 

Pour le confort et le bien-être de tous ses clients, l’Hôtel Cofortel offre un environnement entièrement sans fumée et n’accepte pas les animaux de compagnie. En cas de non-respect de cette politique, des frais de nettoyage seront facturés.

Les enfants (12 ans et moins) accompagnés d’au moins un adulte sont accueillis gratuitement à l’Hôtel Cofortel. 

Aucune activité commerciale n’est autorisée dans les chambres.

Arrivées et départs

L’enregistrement peut être fait à partir de 16h le jour de l’arrivée. À la fin du séjour, vous devrez avoir quitté votre chambre au plus tard à 12h. Toute requête pour un départ tardif doit être soumise le matin de votre départ et approuvée par un membre du personnel de l’Hôtel Cofortel. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer.